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A Escolha do Tema
- Em aniversários de
crianças, a escolha da mesa temática (ou do tema) é a atividade que mais
consome tempo, principalmente se o patrocinador da festa (geralmente o
pai ou a mãe da criança aniversariante) ainda não tem o tema bem
definido. Vale a pena pedir opinião de quem conhece o assunto. Sugestões
de pessoas mais experientes poderão ajudar na definição. Se for
possível, procurar sempre visualizar as mesas temáticas já pré-montadas
ou ter acesso a fotografias (convencionais ou eletrônicas - disponíveis
através de slides no computador). É bom ficar bem atento aos detalhes
como: cores, a sintonia das toalhas de acabamento das mesas temáticas e
do painel decorativo (que normalmente acompanha a locação), a
representatividade das peças que compõem as mesas decoradas e os
componentes das mesas temáticas. Muito importante: não deixar a escolha
do tema para a última hora. O ideal é fazer a reserva da mesa temática
com uma antecedência de 90 (noventa) dias, para não correr o risco de
não conseguir fazer a locação do tema desejado ou de acordo com os
convites que eventualmente, já foram distribuídos aos convidados. Os
temas da moda, normalmente são os mais procurados, principalmente pela
influência dos programas televisivos infantis. Planejar é necessário,
sempre com a visão do todo. Outro fato interessante é que a escolha do
tema para aniversários de crianças de 1 (um) até 2 (dois) anos,
normalmente é feita pelos pais. A partir dos 3 anos, a própria criança
prefere escolher o seu tema e costuma não aceitar a opinião dos pais.
Os Convites
- Escolher
um
modelo de convite que tenha beleza e qualidade de apresentação é muito
importante, por ser aí o cartão de entrada da festinha de aniversário. O
tema do convite precisa ter uma sintonia bem afinada com o tema da mesa
temática escolhida. As lojas que fazem a locação de itens temáticos já
oferecem os convites com os temas alusivos. Solicitar orientação nas
lojas de locação é sempre bom para que a escolha seja a mais acertada,
considerando que as pessoas que ali trabalham, lidam com esse assunto a
todo momento. Entretanto, a escolha é sempre sua e deve prevalecer
aquilo que te encanta. Se optar por fazer um convite exclusivo com a
foto da criança, antes de obter a versão final, faça questão de ver a
prova das amostras antecipadamente, para evitar surpresas desagradáveis
com o produto final.
As Lembrancinhas
- Uma festinha de
aniversário infantil que se preza oferece sempre uma Lembrancinha de
Mesa (ou uma recordação do aniversário) à altura
do evento. Esse item reflete bem e registra o aquele "momento". Porém,
a escolha da lembrancinha requer muito critério (normalmente, as mães
são bem mais atenciosas neste quesito). Ficar atento para a harmonia e
sintonia com o tema, o acabamento, a segurança, o tipo de material
utilizado (não pode ser tóxico, se for utilizada tinta na pintura, tem
que estar bem seca e não pode manchar se molhar), as cores tem que ser
bem vivas, a quantidade tem que ser adequada (importante, pois se a
lembrancinha for exclusiva, pode custar bem mais caro solicitar
peças adicionais). Ter uma reserva entre 10 a 20% (dez a vinte por
cento) a mais é recomendado, pois pode aparecer na festinha aquela
visita inesperada. Algumas pessoas, por questões econômicas ou por uma
definição pessoal, optam por fazer a própria lembrancinha. Isso é
bastante salutar, pois pode ser um bom exercício para mostrar a
sua criatividade. Entretanto é preciso ter habilidade para lidar com o
assunto, pois os convidados notam e comentam sobre: o acabamento, a
combinação de cores, o material utilizado, a harmonia, e assim por
diante). Reserve sempre uma lembrancinha para você (papai ou mamãe da
criança aniversariante), porque aquele momento não se repete!
O Local da Festa
- Fazer a festa de
aniversário de criança em apartamento não é muito conveniente. O ideal é
utilizar o salão de festas do prédio, por ser mais adequado e ter um
custo mais acessível. Quando este for o caso, atentar para os horários e
as regras do condomínio ou da administração do salão de festas. Existem
atualmente, diversos salões de festas para locação em locais específicos
com preços bastante variáveis, de acordo com a infra-estrutura
disponível. A escolha deve levar em conta: a localização, o acesso, o
estacionamento para os convidados, as instalações (hidráulicas,
elétricas e sanitárias) a luminosidade, a segurança (de maneira geral),
a acústica e a aparência (o visual do local). Ao fazer a locação do
salão de festas, atentar para os detalhes que estão registrados no
contrato de locação, para evitar surpresas futuras na hora de fazer a
entrega do salão (devolver o salão). Conferir atentamente tudo aquilo
que está sendo locado (ou liberado para o uso) e, de preferência deixar
alguém responsável para fazer o
check-list do recebimento e da devolução do salão e ou dos
acessórios/equipamentos locados. A reserva deve ser feita com bastante
antecedência, principalmente porque o endereço do mesmo tem que ser
citado nos convites (para isso, se o local não for popular, fazer um
mapa de maneira a deixar bem claro como os convidados podem chegar até o
local do evento). Nunca abra mão de visitar o local antes de ratificar a
locação. Fique sempre atento(a) a todos os itens registrados no contrato
(as cláusulas devem ser bem claras e de fácil entendimento). Já é uma
prática de mercado a exigência de Cheque-caução
para garantir o acerto final da contratação e inibir a possibilidade de
danificação dos bens locados.
As Comidas e Bebidas
- Este item é de
fundamental importância, principalmente porque existe a necessidade de
se fazer a escolha certa do fornecedor. Se a comida for feita no próprio
local, atentar bem para os cuidados de higiene, acomodação e de
segurança. Escolher, preferencialmente a comida de acordo com as
condições climáticas, devido à sensibilidade de alguns ingredientes ou
da mistura destes. Ficar atento às bebidas, pois crianças
não tem noção para distinguir entre um refrigerante e certas bebidas
alcoólicas. O uso de copos, talheres, pratos e garrafas descartáveis é o
mais recomendado, por questões de higiene e para se evitar
possibilidades de pequenos acidentes. Maior praticidade se tem
utilizando os serviços especializados em buffet. As recomendações
básicas são as mesmas do item anterior ao se contratar um serviço
de
buffet (escolher bem o fornecedor, de preferência aquele que tenha boas
referências). É muito comum as empresas especializadas em serviços de
buffet oferecerem a degustação dos produtos que são oferecidos. É
uma boa oportunidade para dirimir eventuais dúvidas.
Checando todos os itens
Faça
sempre uma checagem de tudo com antecedência. Um bom planejamento não
pode literalmente ir por "água abaixo" em função de um pequeno detalhe
que você se esqueceu. Já imaginou, no auge da festa se falta o
guardanapo, ou o copinho para o refrigerante, ou o fósforo para acender
a velinha?
É muito fácil fazer este
check list. Basta se antecipar imaginando que o evento vai começar (ou
já começou) e as coisas estão acontecendo.
Atendendo aos seus
convidados
Os seus convidados são
muito importantes e tem que ter toda a atenção. Afinal de contas eles te
prestigiando e atenderam ao seu convite. Esboce sempre um sorriso, dando
atenção a todos, na medida do possível, mesmo sabendo que a sua
responsabilidade com o evento é muito grande. Procure fazer "um social"
com eles.
Se for possível, vá
recebê-los na chegada e durante os cumprimentos, agradeça-os por terem
vindo.
Como se conduzir durante
a Festa
Você programou a festa,
tudo prontinho, muita expectativa. Os convidados começam a chegar. Será
que vai dar tudo certo? E agora, como devo me comportar? Deixar as
coisas acontecerem e "seja o que Deus quiser". Bem, pode até ser assim.
Entretanto se você parar um pouquinho para pensar, alguns dos quesitos
abaixo podem ser planejados com antecedência, de maneira a evitar
eventuais transtornos. Vejamos alguns exemplos:
. Gestão dos serviços dos
garçons, recepcionistas, seguranças, fotógrafos, animadores, pessoal da
limpeza, etc. --> pode ser muito simples, se você delegar estes assuntos
para alguém que vai te dar um suporte durante o evento. Dessa maneira,
apenas aquilo que for muito crítico seria passado para você tomar a
decisão.
. Aconteceu um incidente
(algum convidado se desentendeu com outro, alguém se escorregou e caiu,
faltou água ou energia, etc. --> Imagine que isso pode acontecer. E se
acontecer, você dever ter a serenidade para encarar da melhor forma e
resolver discretamente. Fazer alardes, nem sempre ajuda em horas como
esta.
. Faltou comida ou bebida,
o que fazer? O ideal é prever que isso poderá acontecer e durante o
planejamento da festa pensar em uma contingência como -->
atendimento emergencial alternativo de forma discreta, para evitar o
desconforto dos seus convidados; adquirir uma reserva para atender se
necessário; deixar o seu fornecedor de sobreaviso, e assim por
diante.Por mais incrível que possa parecer, qualquer um está sujeito a
este tipo de imprevisto quando se está se oferecendo uma festa. Então,
planejar com antecedência é a melhor forma. Algumas pessoas se postam
como, se faltar resolvo na hora. Outras acham que nunca vai faltar. É
bom ficar atento para não passar vexame. Será que não seria melhor
sobrar do que faltar? Já imaginou o que os convidados comentariam?
Pensem sempre em tudo com
antecedência e curta também a festa, afinal você merece!
As Fotografias
O
momento é único. Nunca se esqueça disso. Se for o aniversário de 1o.
aninho então nem se fala.
Não deixe de registrar
todos esses bons momentos. Delegue com antecedência essa tarefa de
fotografar (ou de filmar) a alguém em que você possa confiar e saber que
essa pessoa sempre está atenta a tudo. Essa incumbência não pode ser
sua, afinal você também é o ator (atriz) desse evento.
Como se conduzir após a
Festa
A festa acabou e você está
exausta(o). A vontade é de abandonar tudo e ir descansar. Talvez você
possa até fazer isso mesmo, pois fez um planejamento tão abrangente que
previu até ter uma pessoa para fazer o pós-festa. Mas nem sempre é
assim, pois aqueles se propuseram a te ajudar também estão cansados, ou
já até foram embora. Parece que vai sobrar é para você mesma(o).
Não se desespere. Pense,
por exemplo, que tem uma cláusula no contrato que você assinou com o
clube, com o salão ou a casa de festas, que previa a entrega do ambiente
em perfeitas condições. E se você fez a locação do tema, das toalhas de
convidados, mesas, cadeiras, peças de cenários, etc. Infringir as regras
contratuais poderão gerar transtorno posteriormente.
Se não for esse o caso, dar
uma geral no ambiente, mesmo que os demais detalhes sejam feitos depois,
é sempre bom. Principalmente se a festa aconteceu na sua residência.
Lembrete: tente arrumar um
tempinho para curtir também o pós-festa. Poderá ser bastante
interessante você relembrar tudo que aconteceu.
Boa Festa!!!
Se preferir, você pode
ver o assunto acima por tópicos:
A Escolha do Tema
Os Convites
As Lembrancinhas
O Local da Festa
As Comidas e Bebidas
Checando todos os itens
Como se conduzir durante a Festa
As Fotografias
Atendendo aos seus Convidados
Como se conduzir após a Festa
Veja também:
Dicas de Aniversário Infantil - Decoração
do ambiente
Dicas de
Aniversário Infantil - Conhecendo o "Kit Escola"
Dicas de
Aniversário Infantil - O Cenário Temático
Dicas de Saúde Infantil
Sobre o autor: Moacir
é empreendedor, pesquisador de assuntos...
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